Portal de onboarding pentru clienti

Operatorul unei cariere de piatră din județul Argeș gestiona documentația de intrare a noilor utilaje exclusiv pe hârtie. Fiecare cilindru pneumatic, bandă transportoare sau set de plăci de uzură necesita semnături multiple, verificări manuale ale specificațiilor tehnice și confirmări separate de la departamentul de mentenanță. Timpul mediu de procesare a unui lot de piese depășea 4 ore lucrătoare, iar erorile de înregistrare apăreau în aproximativ 12% din cazuri.

Problema principală nu era volumul de documente, ci lipsa unui flux digital care să lege comanda de recepția fizică și de planul de mentenanță preventivă. Fără o bază de date centralizată, inginerii pierdeau ore întregi căutând numere de serie sau confirmări de conformitate EN 983.

Abordarea propusă

Am propus construirea unui portal intern de onboarding, accesibil de pe orice dispozitiv din incinta carierei. Portalul urma să înlocuiască fișele de hârtie cu un formular digital structurat pe trei etape: înregistrare utilaj, atașare documente tehnice și asignare către responsabilul de mentenanță.

Fiecare intrare în sistem genera automat un identificator unic, legat de numărul de serie al utilajului. Pentru piesele de uzură rapidă – placa mobilă a concasorului, mantaua interioară și setul de etanșări ale cilindrului – portalul calcula un interval de verificare inițial de 200 de ore de funcționare și trimitea o notificare către inginerul de service.

Etapele implementării

• Configurarea unei baze de date relaționale care stoca tipul utilajului, specificațiile tehnice, data intrării și istoricul de mentenanță.
• Dezvoltarea unui formular de înregistrare cu câmpuri obligatorii: denumire utilaj, număr serie, furnizor, data recepției și documentul de conformitate europeană (PDF).
• Integrarea unui modul de notificări automate pentru piesele cu uzură accelerată: placa mobilă, mantaua interioară și setul de etanșări ale cilindrului pneumatic.
• Testarea fluxului cu un lot de 15 utilaje intrate în perioada septembrie–noiembrie 2024.

Rezultatul obținut

După două luni de funcționare, timpul mediu de procesare a unui utilaj nou a scăzut de la 4 ore la 45 de minute. Erorile de înregistrare au fost reduse la sub 2%. Notificările automate pentru piesele de uzură rapidă au fost activate pentru toate cele 15 utilaje, iar inginerii au efectuat verificările la intervalele recomandate fără întârzieri.

Portalul a fost extins ulterior pentru a include și piesele de schimb livrate separat, nu doar utilajele complete. Operatorul estimează o reducere a costurilor de mentenanță corectivă cu aproximativ 18% în următoarele 12 luni, datorită înlocuirii preventive a componentelor critice.